Diskusi Depok – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kota Depok terus memperkuat tata kelola kearsipan di lingkungan perangkat daerah (PD). Salah satu langkah strategis yang dilakukan adalah meningkatkan kompetensi tenaga non Aparatur Sipil Negara (non ASN) yang berperan dalam penataan arsip, agar selaras dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku serta standar nasional kearsipan.
Kepala Diskarpus Kota Depok, Utang Wardadya, menekankan bahwa pengelolaan arsip yang baik menjadi salah satu fondasi penting dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang efektif, transparan, dan akuntabel. Menurutnya, arsip bukan sekadar dokumen administratif, melainkan instrumen strategis untuk mendukung pengambilan keputusan berbasis bukti, perlindungan hak dan kepemilikan, serta akuntabilitas publik.
“Tata kelola pemerintahan yang baik tidak terlepas dari pengelolaan arsip yang baik. Penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, serta penyusutan arsip yang andal dibutuhkan untuk melindungi hak dan kepemilikan, mendukung akuntabilitas, serta membantu pengambilan keputusan berbasis bukti,” ujar Utang Wardadya usai membuka kegiatan Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis di Wisma Hijau, Selasa (21/10/2025).
Baca Juga : Truk Mogok di Cimanggis Depok Arah Cibubur Junction, Lalin Macet
Utang menuturkan, arsip memiliki peran signifikan dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan publik. Dengan pengelolaan arsip yang tertib dan sistematis, setiap layanan yang diberikan oleh perangkat daerah dapat berjalan optimal, karena didukung oleh akses informasi yang cepat, tepat, dan dapat diandalkan. “Dengan arsip yang dikelola baik, masyarakat bisa mendapatkan layanan publik yang responsif, sementara pemerintah memiliki dokumentasi yang kuat untuk setiap keputusan yang diambil,” tambahnya.
Lebih lanjut, Kepala Diskarpus menjelaskan bahwa di era transformasi digital, pengelolaan arsip harus mampu beradaptasi dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Implementasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), menurut Utang, menuntut setiap perangkat daerah memiliki arsip yang tertib dan terdigitalisasi, sehingga memudahkan proses pencarian, penyimpanan, hingga penghapusan arsip secara tepat waktu.
“Dalam SPBE, tertib arsip menjadi pondasi penting untuk memperkuat transformasi digital menuju tata kelola pemerintahan modern. Arsip yang terdigitalisasi tidak hanya mempermudah pengelolaan internal, tetapi juga meningkatkan transparansi kepada publik,” ungkapnya.
Selain itu, Utang menekankan bahwa peningkatan kapasitas tenaga non ASN yang menangani penataan arsip di setiap PD perlu dilakukan secara berkelanjutan. Langkah ini dianggap strategis agar seluruh kegiatan kearsipan, mulai dari penciptaan hingga penyusutan arsip, berjalan sesuai standar nasional kearsipan dan ketentuan perundangan yang berlaku.
“Dengan sumber daya manusia yang kompeten, kita dapat mewujudkan sistem kearsipan yang tertib, efisien, dan akuntabel. Hal ini sekaligus mendukung visi Kota Depok, yaitu ‘Bersama Depok Maju’, melalui tata kelola pemerintahan yang modern, responsif, dan berbasis data,” tegas Utang.
Kegiatan Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis yang digelar Diskarpus ini melibatkan puluhan tenaga non ASN dari berbagai PD, yang diberikan pelatihan mulai dari pengklasifikasian arsip, penyimpanan, pemeliharaan, hingga digitalisasi arsip. Selain itu, peserta juga dibekali dengan pemahaman mengenai peraturan perundang-undangan terkait kearsipan, serta praktik terbaik (best practices) dalam manajemen arsip modern.
Utang berharap, melalui pelatihan dan pembinaan berkelanjutan, seluruh PD di Kota Depok dapat memiliki sistem kearsipan yang terpadu, sehingga mempermudah koordinasi antarinstansi, mempercepat proses layanan publik, dan mengurangi risiko kehilangan dokumen penting. “Kearsipan yang baik adalah kunci dari tata kelola pemerintahan yang transparan dan akuntabel, sekaligus menjadi dasar bagi pengambilan kebijakan yang efektif dan efisien,” pungkasnya.
Selain mendukung tata kelola internal, pengelolaan arsip yang baik juga akan berdampak pada akses informasi publik, sehingga masyarakat dapat lebih mudah memantau kinerja pemerintah dan berpartisipasi dalam pembangunan daerah. Dengan demikian, Diskarpus tidak hanya fokus pada aspek teknis kearsipan, tetapi juga menekankan peran arsip dalam memperkuat partisipasi masyarakat dan transparansi pemerintahan.
